कार्य नाम और विवरण लिखने के लिए मार्गदर्शिका

एक अच्छी तरह से सोचा गया कार्य नाम कंपनी के कार्यप्रवाह को व्यवस्थित करने और कर्मचारियों/ठेकेदारों को समझने में आसान बनाता है कि उनसे क्या अपेक्षित है।

कार्य नाम के निर्माण के लिए कई सरल नियम हैं:

1. नाम एक क्रिया से शुरू होना चाहिए जो यह बताता है कि क्या करना है। उदाहरण के लिए, "यह निर्धारित करें कि डुप्लिकेट पेजों के दिखाई देने का क्या कारण है" बजाय "डुप्लिकेट पेज कहाँ से आते हैं।"
2. कार्य नाम में स्पष्ट और संक्षिप्त भाषा होनी चाहिए। उदाहरण के लिए: "छुपे हुए सामग्री को ढूँढें और हटाएँ" बजाय "छुपी हुई सामग्री से निपटें"। बाद वाला ठीक से नहीं बताता कि छुपी हुई सामग्री के साथ क्या करना है, जबकि पूर्व एक स्पष्ट और सरल निर्देश देता है।
3. नाम को कार्य के अंतिम परिणाम को दर्शाना चाहिए, न कि केवल प्रक्रिया को। उदाहरण के लिए: "उत्पाद कार्ड में प्रमाणपत्र डाउनलोड लिंक जोड़ें" बजाय "प्रमाणपत्र लिंक जोड़ें", या "सभी बड़ी छवियों को 300KB तक संपीड़ित करें" बजाय "बड़ी छवियाँ संपीड़ित करें"।
4. जहाँ आवश्यक हो, शीर्षक में मात्रात्मक पैरामीटर का उपयोग करें। उदाहरण के लिए: "मुख्य पृष्ठ लेआउट के लिए 3 विकल्प विकसित करें" बजाय "मुख्य पृष्ठ लेआउट विकल्प विकसित करें"। मात्रात्मक भाषा का उपयोग करके, आप स्पष्ट रूप से अपना लक्ष्य निर्धारित करते हैं कि आप क्या प्राप्त करना चाहते हैं, बजाय कर्मचारी को अनुमान लगाने के लिए छोड़ने के।
5. कार्य नाम छोटा होना चाहिए। कोई भी विवरण कार्य विवरण के लिए छोड़ दिया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए: "निदान अनुभाग में 20 पेज अनुकूलित करें" बेहतर है बजाय "निदान अनुभाग में 20 पेज अनुकूलित करें। मुख्य रूप से घरेलू कारों के निदान के लिए समर्पित पेजों पर ध्यान केंद्रित करें"। जैसा कि हम देख सकते हैं, दूसरा विकल्प शीर्षक में बहुत अधिक जानकारी देता है और परियोजना बोर्डों को अव्यवस्थित कर सकता है। यह कार्य विवरण के लिए बेहतर होगा।
6. कोई संक्षिप्त भाषा या स्लैंग का उपयोग न करें। यह बेहतर है कि आप ऐसे तरीके से लिखें जहाँ आप निश्चित हो सकते हैं कि उपयोगकर्ता (जैसे, कार्य करने वाला व्यक्ति) इसे समझ सकेगा।

एक प्रभावी कार्य विवरण कैसे लिखें

एक संक्षिप्त और अच्छी तरह से लिखा गया विवरण कार्यप्रवाह को सुसंगत और सटीक रखने के लिए आवश्यक है। जब अच्छी तरह से लिखा जाता है, तो कार्य निष्पादित करने वाला कर्मचारी कार्य सेट करने वाले व्यक्ति के साथ अपने कार्य को बार-बार जांचने की आवश्यकता नहीं होगी। और कार्य सेट करने वाला व्यक्ति भी पुनर्लेखन, परिवर्तन आदि का अनुरोध करने की कम संभावना होगी। इससे सभी के लिए कम घर्षण और कम समय बर्बाद होता है।

तो, एक कार्य विवरण में क्या शामिल होना चाहिए:

1. विवरण जितना संभव हो उतना विस्तृत होना चाहिए, लेकिन साथ ही केवल उस विशिष्ट कार्य से संबंधित जानकारी शामिल करनी चाहिए। यदि कार्य का वर्णन करना अत्यधिक जटिल लगता है तो इसे कई छोटे और सरल कार्यों में विभाजित करने पर विचार करें।
2. विवरण में कर्मचारी को कार्य निष्पादित करने के लिए सभी आवश्यक जानकारी शामिल होनी चाहिए। इसमें शामिल हो सकता है:
   • साइट पेज URL
   • पहुँच विवरण
   • एंकर टेक्स्ट
   • कीवर्ड
   • स्टॉप वर्ड
   • साइट रिपोर्ट
   • ग्राहक के साथ चर्चा किए गए विशिष्ट अनुरोध
   • कार्य से संबंधित कोई अन्य विवरण
3. विवरण में प्रयुक्त भाषा अस्पष्ट नहीं होनी चाहिए या संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग नहीं करना चाहिए और शीर्षक से अधिक जानकारी उपयोगकर्ता को प्रदान करनी चाहिए। उदाहरण के लिए: "साइट के निदान अनुभाग में 20 पेज अनुकूलित करें। घरेलू कारों से संबंधित पेजों पर ध्यान केंद्रित करें" इस उद्देश्य के लिए बेहतर होगा बजाय "निदान अनुभाग में 20 पेज अनुकूलित करें" जो उपयोगकर्ता को कम स्पष्ट निर्देश देता है।
4. विवरण में यह स्पष्टीकरण शामिल होना चाहिए कि यह कार्य समग्र परियोजना के लिए क्यों महत्वपूर्ण है। इससे कर्मचारी को यह बेहतर विचार मिलता है कि वे कार्य क्यों पूरा कर रहे हैं, और यह बड़े लक्ष्य में कैसे फिट बैठता है।
5. यदि आपके पास कार्य को सुविधाजनक बनाने के लिए कोई अतिरिक्त जानकारी है तो यह भी शामिल की जानी चाहिए, जैसे:
   • पिछली परियोजनाओं के संदर्भ जहाँ समान कार्य पूरे किए गए थे।
   • प्रतियोगियों की वेबसाइटों से सफल समाधानों के उदाहरण।
   • अनुभव के आधार पर असफल निर्णयों के उदाहरण।
   • सहायक संकेत - जैसे कहाँ से शुरू करें, कौन सी सेवाएँ उपयोग करें, और इसी तरह।

   कुल मिलाकर, विवरण एक लंबा निबंध नहीं होना चाहिए जिसे कार्य निष्पादक को पचाने में घंटों बिताने पड़ें। इसके बजाय, इसमें उपयोगकर्ता के लिए कार्य को सफलतापूर्वक पूरा करने के लिए आवश्यक संक्षिप्त विवरण शामिल होना चाहिए। जैसे लक्ष्य, समय सीमा, उपयोगी संसाधनों, फ़ाइलों आदि के लिंक। यदि यह ध्यान में रखा जाए तो आपको पढ़ने में आसान कार्य नाम और विवरण बनाने में कोई समस्या नहीं होनी चाहिए।